Cuando el éxito se vuelve frágil: el momento en que un ERP se vuelve inevitable

Disclaimer: El siguiente relato corresponde a un caso hipotético basado en múltiples experiencias reales acumuladas en más de 20 años de trabajo en implementación de soluciones tecnológicas empresariales. Todos los nombres de empresas, personas y situaciones han sido modificados para fines ilustrativos y educativos.

Implementar un ERP no es una decisión tecnológica. Es una decisión empresarial de alto impacto, cargada de riesgos y con efectos profundos sobre la cultura, la eficiencia y la viabilidad futura de una organización. Esa decisión suele aparecer cuando el éxito de una empresa empieza a mostrar sus propias grietas.

Ese fue el caso de TechNova Solutions S.A., una compañía familiar del sector TI, con sede en Bogotá, que durante más de cinco años creció con fuerza gracias a su buen nombre, talento humano y calidad en la entrega de servicios de infraestructura, soporte y desarrollo a la medida.

Para el 2023, TechNova contaba con más de 80 colaboradores, contratos en tres países de América Latina y una facturación consolidada en crecimiento constante. Sin embargo, el sistema de gestión operativa y administrativa seguía dependiendo de hojas de cálculo, software legado y conocimientos aislados en personas clave.

Los síntomas de un éxito que se vuelve insostenible

No fue un gran colapso lo que detonó la alarma. Fue una acumulación progresiva de problemas:- Incapacidad de conocer los costos reales de operación y ejecución contractual.- Falta de datos estadísticos para agilizar las propuestas comerciales.- Demoras crecientes en los tiempos de respuesta técnica por saturación y sistemas obsoletos.- Proliferación de herramientas paralelas no integradas.- Dependencia crítica en 3 o 4 personas clave que concentraban el saber operativo de la empresa.

Los socios fundadores empezaron a escuchar con más frecuencia una frase inquietante: 'Ya nadie tiene el control total de lo que está pasando'.

La decisión: entre el miedo y la necesidad

El miedo era legítimo. Los fundadores sabían de otras empresas que habían invertido fortunas en implementar un ERP… sin éxito. Algunos casos cercanos incluso terminaron en despidos, procesos legales y hasta el cierre de operaciones. Pero el verdadero riesgo era no hacer nada.

En el último trimestre de 2023, se dieron dos eventos determinantes:- Un cliente multinacional exigió trazabilidad en tiempo real, integración con su propio sistema SAP y reportes automatizados, lo que dejó al software actual completamente superado.- El proveedor de software interno, que por años había dado soporte a medida, anunció que no podría adaptar el sistema a nuevas normativas fiscales y laborales que entraban en vigor en enero de 2024.

Estos hechos no fueron simples obstáculos. Fueron puntos de no retorno. El sistema actual ya no era legalmente viable ni comercialmente competitivo.

Análisis del caso desde mi experiencia profesional

Lo que le ocurrió a TechNova refleja un patrón común en empresas medianas exitosas que han crecido sin un sistema centralizado de gestión:

1. La decisión de implementar un ERP rara vez es voluntaria o planificada. Según Panorama Consulting Group (2023), el 44% de las implementaciones ERP se originan como respuesta a presiones externas.

2. El software legado muchas veces se convierte en un lastre. Un estudio de McKinsey & Company (2021) indica que el 70% de las empresas que intentan mantener soluciones internas por más de cinco años frente a condiciones nuevas terminan pagando más en parches, soporte y reprocesos.

3. El temor a fracasar paraliza, pero no protege. Las estadísticas lo confirman: sí, el 53% de los proyectos ERP exceden presupuesto y tiempo (SAP, 2022), pero también que las empresas que postergan la decisión pierden hasta un 25% de competitividad operacional (MIT Sloan, 2022).

Referencias bibliográficas (APA 7)

• McKinsey & Company. (2021). Why do most ERP transformations fail? Recuperado de https://www.mckinsey.com

• Panorama Consulting Group. (2023). ERP Report: Analysis of Global Implementation Trends. Recuperado de https://www.panorama-consulting.com

• SAP. (2022). Lessons Learned from ERP Projects. SAP White Paper.

• Oracle. (2020). ERP Cloud Implementation Success Factors. Oracle Corp.

• Davenport, T. H. (1998). Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, 76(4), 121-131.

• Markus, M. L., & Tanis, C. (2000). The enterprise systems experience — from adoption to success. En R. W. Zmud (Ed.), Framing the domains of IT management: Projecting the future through the past (pp. 173–207). Cincinnati, OH: Pinnaflex Educational Resources.

• MIT Sloan Management Review. (2022). The Human Factor in Digital Transformation. Recuperado de https://sloanreview.mit.edu